La création d’un workflow assigné à l’utilisateur implique quelques étapes simples. Voici comment commencer :

Créer un nouveau workflow :

Accédez à la section workflow de votre CRM et sélectionnez l’option pour créer un nouveau workflow.

Sélectionnez le déclencheur du workflow :

Pour le déclencheur, choisissez « contact modifié ».

• Appliquez le filtre « l’utilisateur assigné a changé ». Cela garantit que le workflow se déclenche chaque fois qu’un contact est assigné à un utilisateur.

Assurez-vous qu’un workflow d’assignation d’utilisateur existe :

Vous devez disposer d’un workflow existant qui assigne des utilisateurs aux contacts. En général, celui-ci se déclenche lorsqu’un contact est créé, avec une action pour assigner le contact à un utilisateur.

Il est recommandé d’appliquer cela uniquement aux contacts non assignés pour éviter les réassignations.

Création d’actions conditionnelles en fonction de l’utilisateur assigné

Une fois que votre workflow est configuré pour se déclencher lors de l’assignation d’un utilisateur, vous pouvez créer des actions spécifiques en fonction de l’utilisateur auquel le contact est assigné :

Ajouter une condition If/Else :

Cliquez sur le signe « + » pour ajouter une nouvelle action et sélectionnez « If/Else » dans la section des outils internes.

• Définissez la condition pour vérifier si « l’utilisateur assigné inclut [utilisateur spécifique] ». Cela créera une branche pour les actions spécifiques à cet utilisateur.

Ajouter des actions pour chaque utilisateur :

Sous la branche « Oui » de votre condition If/Else, ajoutez les actions que vous souhaitez déclencher pour les contacts assignés à cet utilisateur.

Répétez l’étape If/Else pour chaque utilisateur de votre équipe, en personnalisant les actions si nécessaire.

Publiez votre workflow :

Une fois que toutes les conditions et actions sont définies, n’oubliez pas de publier votre workflow pour le rendre actif.

Meilleures pratiques et conseils

Paramètres de réentrée : En général, il n’est pas nécessaire de permettre la réentrée pour ce type de workflow, car les contacts sont généralement assignés à un utilisateur une seule fois. Cela permet de garder le processus simplifié.

Personnalisation : Adaptez les actions au sein de chaque branche utilisateur pour correspondre à leur rôle ou au type de contacts qu’ils gèrent. Cela pourrait inclure l’envoi d’emails personnalisés, la création de tâches ou l’initiation de séquences de suivi.

Dépannage et FAQ

Que se passe-t-il si un contact est réassigné à un autre utilisateur ?

Si les réassignations sont courantes dans votre workflow, envisagez d’activer la réentrée en fonction des capacités de votre CRM pour prendre en compte les mises à jour.

Puis-je utiliser ce workflow pour des actions basées sur des équipes ?

Oui, vous pouvez créer des branches pour les équipes en regroupant les utilisateurs dans vos conditions, ce qui permet des actions plus larges basées sur les assignations d’équipe.