Partie 1 : Configuration de Votre Numéro de Téléphone

Avant de plonger dans les workflows, il est essentiel de configurer correctement les paramètres de votre numéro de téléphone pour améliorer la précision du reporting des appels.

1. Naviguez vers les Paramètres : Commencez par accéder au menu des paramètres dans votre CRM.
2. Accédez aux Numéros de Téléphone : Cliquez sur la section “Numéros de Téléphone” pour afficher votre liste de lignes téléphoniques.

Configurer le Délai d’Appel : Trouvez la ligne téléphonique que vous souhaitez ajuster et définissez le “Délai d’Appel” sur 20 secondes. Cet ajustement aide à éviter que les boîtes vocales ne soient reconnues comme des “appels répondus”.

Remarque : L’utilisation de la fonctionnalité Call Connect peut encore améliorer la précision du reporting des appels. Lorsqu’elle est activée, le destinataire de l’appel doit appuyer sur une touche pour se connecter, ce qui permet de distinguer les réponses en direct des répondeurs automatiques. Si vous activez cette fonctionnalité, pensez à mettre à jour votre message d’annonce pour informer le destinataire de l’action nécessaire.

Partie 2 : Configuration de Votre Workflow

Après avoir configuré les paramètres de votre numéro de téléphone, l’étape suivante consiste à créer un workflow pour automatiser le processus de marquage des appels comme terminés.

1. Accédez aux Automatisations : Dans le CRM, allez à l’onglet Automatisations et sélectionnez Workflows.
2. Créer un Nouveau Workflow : Choisissez l’option Nouveau Workflow Vide pour commencer à partir de zéro.

• Name Your Workflow: Give your workflow a descriptive name, such as “Call Status: Completed,” for easy identification.

• Add a Call Status Trigger: Incorporate a “Call Status” trigger and apply a filter for the specific call status you’re targeting (e.g., answered calls).

• Use an Add Tag Action: Implement an “Add Tag” action to label the contact with a tag that corresponds to the call status (e.g., “completed”).

Publish and Save: Once your workflow is set up, publish it to make it active, and save your changes.

• Pro Tip: To manage multiple call statuses efficiently, consider using the “If/Else” action to create branches within your workflow. This allows you to add different triggers for each call status and streamline the process of marking leads accordingly.

Troubleshooting Tips and FAQs

What if calls are still being marked as completed when they go to voicemail?

• Double-check your phone number settings, particularly the Call Connect feature, to ensure it’s enabled and configured correctly. Also, review your workflow to confirm the correct triggers and actions are in place.

Can I automate marking calls with other statuses besides completed?

• Yes, you can create additional workflows or branches within an existing workflow to handle different call statuses, such as missed or voicemail, by using specific triggers and tags.