Introduction aux campagnes de confirmation et de rappel de rendez-vous
Les campagnes de confirmation et de rappel de rendez-vous sont des communications automatisées envoyées aux clients qui prennent des rendez-vous. Ces communications servent à confirmer la réservation et à rappeler au client le rendez-vous à l’approche de celui-ci. Mettre en place de telles campagnes peut réduire considérablement les absences et garantir que les clients sont adéquatement préparés pour leurs rendez-vous.
Configuration de votre campagne
Pour commencer à concevoir votre campagne, suivez ces étapes :
Accéder aux paramètres du calendrier :
- Accédez à la section « Paramètres » et sélectionnez « Calendriers ».
- Créez le calendrier pour lequel vous souhaitez configurer les confirmations et les rappels. Configurez vos préférences comme vous le souhaitez, puis enregistrez le calendrier.
Création d’un flux de travail :
- Accédez à « Automatisation » et sélectionnez « Flux de travail ».
- Choisissez de commencer à partir de zéro et nommez votre flux de travail (par exemple, « Automatisation des rendez-vous »).
Définir le déclencheur :
- Recherchez et sélectionnez le déclencheur « Rendez-vous réservé par le client ».
- Spécifiez si le rendez-vous est dans un groupe de calendriers ou un calendrier individuel, et sélectionnez l’option appropriée.
Conception des messages
Email de confirmation :
Commencez par créer un email qui sera envoyé immédiatement après la réservation d’un rendez-vous.
Personnalisez l’email avec des détails tels que la date, l’heure et le lieu du rendez-vous en utilisant des valeurs personnalisées pour une touche personnelle.
SMS de confirmation :
De la même manière, créez un message SMS court confirmant les détails du rendez-vous.
Configuration des rappels
Premier Rappel :
Utilisez une action « Attendre » pour retarder le premier rappel jusqu’à la veille du rendez-vous (par exemple, 2 jours avant).
Configurez l’action pour qu’elle soit ignorée si l’heure du rendez-vous est déjà passée.
Deuxième Rappel :
Configurez une autre action « Attendre » pour que le deuxième rappel soit envoyé une heure avant le rendez-vous.
Messages de Rappel :
Personnalisez les messages SMS pour les deux rappels, en veillant à ce qu’ils soient concis et informatifs, et qu’ils soient envoyés après l’étape d’attente appropriée.
Publication de Votre Workflow :
Une fois votre workflow terminé, n’oubliez pas de le publier pour activer la campagne.
Conseils de Dépannage et FAQ
Q : Que faire si mes rappels ne sont pas envoyés ?
R : Assurez-vous que votre workflow est publié et que les déclencheurs sont correctement configurés.
Q : Puis-je envoyer des rappels par e-mail également ?
R : Oui, vous pouvez configurer votre workflow pour envoyer des rappels par e-mail en plus des SMS.
Q : Comment personnaliser les messages de rappel ?
R : Utilisez des valeurs personnalisées dans vos messages pour inclure des détails spécifiques sur les rendez-vous, rendant chaque message plus personnalisé.