Avant d’importer des contacts avec des informations partagées, il est essentiel d’ajuster les paramètres de votre CRM pour permettre des doublons dans certains champs tout en garantissant une identification unique par d’autres moyens.

Accès aux paramètres :

Accédez à la section “Paramètres” du CRM. La section “Profil de l’entreprise” sera ouverte. Faites défiler jusqu’à la section “Préférences de déduplication des contacts”.

Ajustement pour les doublons :

Recherchez les options intitulées “Autoriser les contacts en double” et “Autoriser les opportunités en double”.

Assurez-vous que les deux options sont activées. Ce paramètre permet au système d’accepter plusieurs contacts ayant des numéros de téléphone et des adresses email identiques.

Importation de contacts avec des informations partagées

Une fois les paramètres ajustés pour autoriser les doublons, l’étape suivante consiste à importer les contacts tout en garantissant que chaque individu soit identifié de manière unique malgré les informations de contact partagées.

Démarrer l’importation des contacts :

Accédez à la page “Importation de contacts” dans le CRM.

Sélectionnez “Importer un contact” et téléchargez le fichier contenant vos contacts. Cliquez sur “Ouvrir”, puis sur “Suivant”.

Configuration des paramètres d’importation :

Cliquez sur “Avancé” pour accéder à des options plus détaillées.

• Il est essentiel de sélectionner “Ajouter de nouveaux enregistrements de contact”. Cette option permet d’ajouter de nouvelles entrées sans modifier celles existantes.

• Pour l’étape cruciale, sous “Ignorer les contacts existants basés sur”, choisissez “Aucun”. Cela indique au CRM de contourner le comportement par défaut d’identification des doublons basés uniquement sur les adresses email, permettant ainsi au système de créer de nouveaux enregistrements pour les individus partageant des informations de contact.

Finalisation de l’importation :

Cliquez sur “Soumettre” pour lancer le processus d’importation.

• Actualisez la page pour voir les contacts nouvellement ajoutés, en vous assurant que les individus partageant des informations de contact sont désormais listés de manière unique dans le système.

Exemple pratique

Pour illustrer, si vous gérez le compte d’une famille où deux membres, Margaret et Javier Ramos, partagent une adresse email et un numéro de téléphone mais nécessitent des enregistrements distincts, suivre les étapes ci-dessus vous permettra de créer des entrées distinctes pour chacun. Après l’importation, vous verrez deux entrées pour Margaret Ramos et deux pour Javier Ramos, chacune étant reconnue comme un contact unique dans le CRM.

Dépannage et FAQ

Que faire si je crée accidentellement des doublons ?

Le CRM offre des outils pour fusionner les contacts en double, vous permettant de consolider les informations et de maintenir des enregistrements propres.

Puis-je annuler l’importation si je fais une erreur ?

Bien qu’une réversion directe ne soit généralement pas disponible, vous pouvez supprimer les entrées incorrectes et réimporter les informations correctes.