Étape 1 : Attribution de numéros aux utilisateurs

Aperçu : La première étape de la configuration du routage des appels consiste à attribuer un numéro à un utilisateur au sein du CRM. Cette attribution est cruciale car elle détermine la route principale qu’un appel entrant empruntera.

Comment attribuer :

Accédez à la section Mon Personnel dans les paramètres du CRM.

Sélectionnez un utilisateur auquel vous souhaitez attribuer un numéro.

3.Dans les paramètres de l’utilisateur, localisez le menu déroulant pour les numéros de téléphone.

4.Attribuez un numéro disponible à l’utilisateur. Notez que chaque numéro ne peut être attribué qu’à un seul utilisateur, garantissant ainsi une relation un-à-un.

Cas d’utilisation : L’attribution d’un numéro à un utilisateur est particulièrement utile pour les lignes directes ou les numéros personnels où vous souhaitez que tous les appels atteignent un individu spécifique, en contournant toute autre règle de routage.

Étape 2 : Routage basé sur l’attribution à un utilisateur

Aperçu : Si un numéro n’est pas attribué à un utilisateur, le CRM vérifie si le contact de l’appel entrant est attribué à un utilisateur. Si c’est le cas, l’appel est acheminé vers le numéro de téléphone de cet utilisateur.

Configuration :

• Assurez-vous que les contacts dans le CRM sont attribués à des utilisateurs spécifiques en fonction de votre flux de travail opérationnel.
• Vérifiez que les utilisateurs ont des numéros de téléphone valides dans leurs profils pour recevoir des appels.

Cas d’utilisation : Cette configuration est idéale pour les équipes de vente ou de support où les prospects ou clients sont gérés par des représentants de comptes spécifiques. Elle garantit que les contacts peuvent facilement joindre leur point de contact désigné.

Étape 3 : Transfert de numéros et appels non attribués

Aperçu : Dans les cas où un numéro n’est pas attribué à un utilisateur et que le contact n’a pas d’attribution utilisateur, le CRM redirige l’appel vers un numéro de transfert prédéfini.

Comment configurer :

• Accédez à la section des numéros de téléphone du CRM.
• Configurez ou vérifiez le numéro de transfert vers lequel les appels non attribués doivent être dirigés.

Cas d’utilisation : Cette configuration est utile pour les demandes générales ou lorsqu’un contact n’a pas de représentant de compte spécifique. Elle garantit qu’aucun appel ne reste sans réponse, en le redirigeant vers une ligne de réception générale ou de service client.

Conseils de dépannage

• Si les appels ne sont pas acheminés comme prévu, vérifiez les attributions de numéros dans la section gestion des utilisateurs.
• Assurez-vous que les contacts sont correctement attribués aux utilisateurs et que les utilisateurs ont des numéros de téléphone valides pour recevoir des appels.
• Vérifiez que le numéro de transfert est correctement configuré et opérationnel.

Foire aux questions (FAQ)

• Un numéro peut-il être attribué à plusieurs utilisateurs ?
• Non, chaque numéro ne peut être attribué qu’à un seul utilisateur pour maintenir une voie de routage claire.
• Que se passe-t-il si un utilisateur n’a pas de numéro de téléphone dans son profil ?
• Les appels destinés à cet utilisateur ne pourront pas se connecter. Assurez-vous que tous les utilisateurs ont des numéros de téléphone valides dans leurs profils.
• Puis-je changer le numéro de transfert ?
• Oui, vous pouvez mettre à jour le numéro de transfert à tout moment pour rediriger les appels non attribués.