La première étape pour générer des documents et des contrats consiste à créer un modèle dans le CRM. Cette section vous guidera à travers le processus de configuration d’un modèle pouvant être personnalisé et réutilisé pour divers clients et projets.
Étapes détaillées
Accéder à la section Modèles : Commencez par naviguer vers l’onglet Paiements dans le menu de gauche de votre vue de sous-compte. Sous cet onglet, vous trouverez l’option Documents & Contrats. Cliquez sur Modèles pour continuer.
- Créer un nouveau modèle : Cliquez sur le bouton Nouveau pour ouvrir un modèle vierge. Nommez votre modèle de manière appropriée, par exemple, “Modèle principal”, afin de pouvoir l’identifier facilement pour une utilisation future.
- Personnalisation de votre modèle :
- Ajout de votre logo : Commencez par insérer votre logo ou une icône en haut du document. Ajustez sa taille et la couleur de fond pour qu’ils correspondent à votre image de marque.
- Insertion du texte du contrat : Si vous avez déjà rédigé votre contrat dans un Google Doc ou un autre document, copiez et collez-le dans le modèle. Assurez-vous que votre contrat a été examiné par un professionnel juridique.
- Détailler les produits et services : Incluez une liste détaillée de tous les produits et services offerts, ainsi que leurs tarifs. Cette clarté aide à établir des attentes précises.
- Reconnaissance de signature électronique : Avant la section de signature, insérez un bloc de texte pour la reconnaissance et le consentement à la signature électronique. Cela ajoute une couche de légitimité et garantit que toutes les parties sont informées du processus de signature électronique.
Ajout de signatures à votre modèle
Vue d’ensemble
Pour les documents nécessitant plusieurs signatures, il est essentiel de configurer correctement les espaces réservés pour les signatures. Cette section explique comment ajouter des signatures uniques et multiples à votre modèle.
Étapes détaillées
Insertion de blocs de signature : Depuis la liste des éléments, faites glisser et déposez deux blocs de signature dans votre modèle : un pour le client et un autre pour votre entreprise. Étiquetez-les de manière appropriée dans le champ de l’espace réservé, en les nommant “Signature du client” et “Signature de l’entreprise”.
- Affectation des signataires : Pour la signature de l’entreprise, sélectionnez-vous en tant que signataire et saisissez votre adresse email. Laissez le bloc de signature du client non attribué dans le modèle afin qu’il soit rempli lors de l’utilisation du modèle pour un client spécifique.
Ajout de signatures supplémentaires : Si plusieurs signatures de clients sont nécessaires, ajoutez un autre bloc de signature et étiquetez-le avec le nom ou le rôle spécifique, tel que “Signature de Bob”.
Utilisation de votre modèle pour un client spécifique
Vue d’ensemble
Une fois que votre modèle est prêt, l’étape suivante consiste à l’utiliser pour créer un document ou un contrat réel pour un client. Cela implique de personnaliser le modèle avec des détails spécifiques au client et d’ajouter les destinataires du document.
Étapes détaillées
Génération d’un nouveau document : Cliquez sur “Utiliser le modèle” dans le coin supérieur droit de votre modèle pour créer une copie de celui-ci pour un client spécifique.
- Ajout de destinataires : Utilisez l’icône représentant des personnes pour ajouter des clients principaux et secondaires, si applicable. Assignez les blocs de signature appropriés à chaque destinataire.
Personnalisation pour le client : Ajustez la liste des produits, les frais et tout détail spécifique au client dans le document avant de l’envoyer pour signatures.
Dépannage et FAQ
Q : Que faire si j’ai besoin d’ajouter plus de deux signatures de clients ?
R : Vous pouvez ajouter des blocs de signature supplémentaires en cliquant sur “Ajouter un autre destinataire” et en étiquetant chaque bloc avec le nom ou le rôle du client respectif.
Q : Comment puis-je m’assurer que mon modèle est juridiquement contraignant ?
R : Assurez-vous que le texte de votre contrat a été examiné par un professionnel juridique et incluez une section de reconnaissance de signature électronique dans votre modèle.