Avantages du partage de propositions et devis via des liens
Avant de plonger dans le guide pratique, explorons les avantages de cette fonctionnalité :
- Amélioration du partage de propositions : Grâce à la possibilité de partager des documents via des liens personnalisés, vous pouvez désormais distribuer des propositions et des devis par divers canaux, y compris SMS et les plateformes de réseaux sociaux, offrant ainsi une solution flexible et universelle.
- Liens personnalisés pour les destinataires : Créez des liens uniques pour chaque destinataire, garantissant que la personne concernée reçoive le bon document, minimisant ainsi les erreurs et renforçant la sécurité des documents.
- Gestion simplifiée des documents : Une fois partagés, les documents sont marqués comme “Envoyés” et sont facilement accessibles sous l’onglet “En attente des autres”. Cette fonctionnalité simplifie le suivi et la collaboration, en tenant toutes les parties informées du statut du document.
Guide étape par étape pour partager des propositions et devis
Accéder au partage de propositions et de devis :
- Connectez-vous à votre compte CRM.
- Accédez à la proposition ou au devis que vous souhaitez partager.
Partage via un lien :
- Dans le document sélectionné, localisez et cliquez sur l’option “Partager via un lien”.
- Générez un lien unique pour le document. Ce lien peut ensuite être copié et partagé via le canal de communication de votre choix.
Liens personnalisés :
Si vous partagez avec plusieurs destinataires, générez des liens individuels pour chaque personne. Cela garantit que chaque destinataire reçoit un lien unique, renforçant ainsi la sécurité et la personnalisation du document.
Gestion des documents :
Une fois qu’un document est partagé, il sera automatiquement marqué comme “Envoyé”.
Vous pouvez accéder à ces documents sous l’onglet “En attente des autres” et dans la vue en liste. Cette fonctionnalité permet de suivre facilement le statut des documents et facilite la collaboration avec votre équipe et vos clients.
Exemples pratiques et cas d’utilisation
Imaginez que vous venez de finaliser une proposition de projet et que vous devez la partager avec plusieurs parties prenantes. Au lieu d’envoyer des pièces jointes volumineuses par e-mail à chaque personne, vous générez des liens personnalisés pour chaque partie prenante. Ces liens sont ensuite partagés via SMS et les réseaux sociaux, garantissant un accès rapide et pratique. Les parties prenantes peuvent consulter le document à leur convenance, et vous pouvez suivre le statut de chaque document, sachant exactement quand il a été consulté et par qui.
Conseils de dépannage et FAQ
Que faire si un destinataire affirme ne pas avoir reçu le lien ? Vérifiez l’exactitude du lien et renvoyez-le si nécessaire. Conseillez également au destinataire de vérifier ses dossiers de spam ou de courrier indésirable.
Puis-je révoquer l’accès à un document après l’avoir partagé ? Oui, l’accès aux documents partagés peut être géré et révoqué via les paramètres de gestion des documents du CRM.