Introduction aux campagnes de confirmation et de rappel de rendez-vous

Les campagnes de confirmation et de rappel de rendez-vous sont des communications automatisées envoyées aux clients qui réservent des rendez-vous. Ces communications servent à confirmer la réservation et à rappeler au client son rendez-vous à l’approche de celui-ci. La mise en place de telles campagnes peut considérablement réduire les absences et garantir que les clients soient bien préparés pour leurs rendez-vous.

Mise en place de votre campagne

Pour commencer à concevoir votre campagne, suivez ces étapes :

Accéder aux paramètres du calendrier :

Naviguez vers la section « Paramètres » et sélectionnez « Calendriers ».

Créez le calendrier pour lequel vous souhaitez configurer les confirmations et rappels. Configurez vos préférences comme souhaité, puis enregistrez le calendrier.

Création d’un workflow :

Allez dans « Automatisation » et sélectionnez « Workflow ».

Choisissez de commencer à partir de zéro et nommez votre workflow (par exemple, « Automatisation des rendez-vous »).

Définir le déclencheur :

Recherchez et sélectionnez le déclencheur « Rendez-vous réservé par le client ».

Spécifiez si le rendez-vous est dans un groupe de calendriers ou dans un calendrier individuel, puis sélectionnez l’option appropriée.

Rédaction de vos messages

Email de confirmation :

Commencez par créer un email à envoyer immédiatement après qu’un rendez-vous soit réservé.

Personnalisez l’email avec des détails tels que la date, l’heure et le lieu du rendez-vous en utilisant des valeurs personnalisées pour une touche personnalisée.

SMS de confirmation :

De même, créez un court message SMS confirmant les détails du rendez-vous.

Mise en place des rappels

Premier rappel :

Utilisez une action « Attendre » pour retarder le premier rappel jusqu’à quelques jours avant le rendez-vous (par exemple, 2 jours avant).

Configurez l’action pour qu’elle soit ignorée si l’heure du rendez-vous est déjà passée.

Deuxième rappel :

Configurez une autre action « Attendre » pour que le deuxième rappel soit envoyé une heure avant le rendez-vous.

Messages de rappel :

Personnalisez les messages SMS pour les deux rappels, en veillant à ce qu’ils soient concis et informatifs, et qu’ils soient envoyés après l’étape d’attente appropriée.

Publication de votre workflow

Une fois votre workflow terminé, n’oubliez pas de le publier pour activer la campagne.

Conseils de dépannage et FAQ

Q : Que faire si mes rappels ne sont pas envoyés ?

R : Assurez-vous que votre workflow est publié et que les déclencheurs sont correctement configurés.

Q : Puis-je également envoyer des rappels par email ?

R : Oui, vous pouvez configurer votre workflow pour envoyer des rappels par email en plus des messages SMS.

Q : Comment personnaliser les messages de rappel ?

R : Utilisez des valeurs personnalisées dans vos messages pour inclure des détails spécifiques sur le rendez-vous, rendant chaque message personnalisé.