Avant de plonger dans le processus étape par étape, explorons les principaux avantages que cette fonctionnalité apporte à votre équipe :
Amélioration de la collaboration :
En permettant à plusieurs utilisateurs de suivre et de gérer un contact, le travail d’équipe est considérablement renforcé.
Accès efficace à l’information :
Les abonnés bénéficient des mêmes autorisations que le propriétaire, leur permettant de consulter et de modifier les informations de contact selon les besoins.
Gestion des tâches simplifiée :
Les responsabilités partagées des contacts facilitent la délégation des tâches et l’optimisation des flux de travail.
Guide étape par étape pour utiliser la nouvelle fonctionnalité
Pour tirer parti de cette fonctionnalité au profit de votre équipe, suivez ces étapes simples :
Activer le paramètre “Données attribuées uniquement” :
- Accédez aux paramètres dans votre CRM.
- Accédez à l’onglet « Mon personnel » dans la barre latérale gauche, puis allez à « Gestion de l’équipe ».
- Ici, vous pouvez ajouter un nouvel employé en cliquant sur « + Ajouter un employé » ou modifier un employé existant en cliquant sur le bouton de modification.
- Dans les autorisations utilisateur, activez le bouton « Données attribuées uniquement » pour activer la fonctionnalité.
Ajout d’abonnés à un contact :
- Retournez au menu principal.
- Accédez à l’onglet « Contacts » dans la barre latérale gauche, puis allez à « Listes intelligentes ».
- Cliquez sur le contact souhaité pour ouvrir ses détails.
- Recherchez la section « Abonnés » et cliquez sur le signe plus pour ajouter des abonnés.
- Un menu déroulant à sélection multiple affichera les utilisateurs disponibles dans votre sous-compte ; choisissez jusqu’à 10 utilisateurs.
Note Importante :
Bien que les abonnés disposent de permissions au niveau du propriétaire pour gérer et modifier les contacts de manière collaborative, ils ne peuvent pas modifier ou changer les informations du contact du propriétaire, garantissant ainsi l’intégrité et la sécurité des données.
Limitations et dépannage
Il est important de noter que les contacts suivis par des abonnés ne sont visibles que lorsque le paramètre « Données attribuées uniquement » est activé. Si vous rencontrez des problèmes où les abonnés ne peuvent pas voir le contact qu’ils sont censés suivre, assurez-vous que ce paramètre est correctement activé.
Questions fréquemment posées (FAQ)
Les abonnés peuvent-ils modifier les informations du propriétaire du contact ?
Non, les abonnés ne peuvent pas modifier ou changer les informations du contact du propriétaire afin de maintenir la sécurité des données.
Combien d’abonnés peuvent être ajoutés à un seul contact ?
Jusqu’à 10 abonnés peuvent être ajoutés à un seul contact, permettant ainsi une large implication de l’équipe.
Quelles permissions les abonnés possèdent-ils ?
Les abonnés ont les mêmes permissions que le propriétaire, à l’exception de la modification des informations du contact du propriétaire.